Un logiciel de caisse restaurant se choisit à partir de votre service réel, pas d’une liste de fonctions. Première exigence : s’il enregistre les règlements de particuliers, il doit être sécurisé et justifié par un certificat ou une attestation de l’éditeur, faute de quoi l’amende est de 7 500 euros par caisse.
Comparez ensuite les solutions sur six critères : fonctions de salle et de cuisine, assistance pendant le service, intégrations, réversibilité des données, coût total sur trois à cinq ans et ergonomie. Testez vos propres scénarios en démonstration et faites écrire dans le contrat les conditions de sortie.
Pour qui
Créateurs et repreneurs qui équipent leur restaurant, exploitants qui changent de caisse, gérants multisites qui veulent harmoniser leurs outils d’encaissement.
Quand
Avant l’ouverture, à la reprise d’un fonds, à l’échéance d’un contrat, après une panne en plein service ou quand les chiffres de la caisse ne servent plus à piloter.
Ce que vous obtenez
Les obligations vérifiées sur les sources publiques, une méthode en six étapes, une grille de comparaison pondérée, un cahier des charges et un exemple de coût total.
Logiciel de caisse restaurant : de quoi parle-t-on ?
Un logiciel de caisse restaurant est le programme qui enregistre les commandes, les transmet en cuisine, calcule l’addition, encaisse les règlements et produit les clôtures. Il fonctionne sur un terminal fixe, une tablette ou des appareils de prise de commande, relié à des imprimantes, à un terminal de paiement et parfois à un écran de cuisine.
Il est au centre du domaine logiciels et numérique : réservation, stocks, planning et comptabilité s’y raccordent. Le guide de France Num sur la caisse enregistreuse et le logiciel de caisse présente les grandes familles de solutions pour les commerces.
Caisse, logiciel de caisse, système d’encaissement : le vocabulaire
La caisse enregistreuse désigne l’ensemble matériel et logiciel. Le logiciel de caisse est la partie programme, parfois vendue seule. Le système d’encaissement regroupe la caisse, le terminal de paiement et les modules connectés. Dans ce guide, nous parlons de logiciel de caisse restaurant pour l’ensemble.
Caisse en ligne ou caisse installée
Une caisse en ligne stocke les données chez l’éditeur et se paie souvent par abonnement. Une caisse installée garde les données sur un poste local, avec licence et maintenance. Le choix dépend de votre connexion, de vos besoins multisites et de votre tolérance à la dépendance envers un fournisseur.
Obligations légales du logiciel de caisse restaurant
Le 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts vise les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse. Un restaurant qui encaisse des particuliers avec une caisse informatisée est concerné, quel que soit son chiffre d’affaires, sauf exceptions.
Les quatre conditions détaillées par le BOFiP
- Inaltérabilité : une correction passe par des opérations de « plus » et de « moins », sans modifier la donnée d’origine.
- Sécurisation : les données et leurs modifications sont protégées contre toute suppression sans trace.
- Conservation : clôtures journalière, mensuelle et annuelle, avec grand total et total perpétuel.
- Archivage : périodicité au plus annuelle, format ouvert et notice en français.
Ces règles sont détaillées dans la doctrine fiscale BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : le seul ticket Z ne suffit pas, il faut les données détaillées de chaque transaction, date, heure, montant et mode de règlement.
Qui n’est pas concerné
Selon le ministère de l’Économie, sont notamment exclus les professionnels qui ne vendent qu’à d’autres professionnels, ceux en franchise en base de TVA, dont les micro-entrepreneurs, et ceux dont tous les paiements passent par un établissement bancaire. La loi n’oblige pas non plus à s’équiper d’une caisse.
Le droit de contrôle de l’administration
Le chapitre consacré à la détention des logiciels de caisse du livre des procédures fiscales, article L. 80 O, permet aux agents de vérifier sur place que vous détenez le justificatif. Le contrôle peut intervenir pendant les heures d’ouverture, y compris en service.
Certificat ou attestation : prouver la conformité de la caisse du restaurant
La conformité se prouve par un document, pas par une promesse commerciale. Le ministère de l’Économie rappelle que c’est l’éditeur qui obtient le justificatif et doit le remettre à son client. Pour un logiciel multifonction, seules les fonctions caisse et encaissement doivent être couvertes.
Ce que la loi de finances pour 2026 a changé
La loi de finances pour 2025 prévoyait de réserver la preuve au seul certificat d’un organisme accrédité. La loi n° 2026-103 du 19 février 2026 a rétabli l’attestation individuelle de l’éditeur, comme l’explique la page du ministère sur la certification des logiciels de caisse. Vérifiez la version de la doctrine en vigueur au moment de votre achat.
À défaut de justificatif, l’amende est de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse. Un faux certificat relève du délit de faux, puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende selon le BOFiP. Une mise à jour majeure ou un changement d’éditeur impose un justificatif à jour.
Les quatre vérifications avant de signer
- Le justificatif mentionne le nom du logiciel et la version que vous allez utiliser.
- Il couvre bien la fonction caisse du logiciel, et pas seulement un module voisin.
- L’éditeur s’engage par écrit à fournir un justificatif à jour à chaque version majeure.
- Vous conservez une copie avec le contrat, accessible en cas de contrôle.
Logiciel de caisse restaurant selon le type d’établissement
Un même logiciel de caisse restaurant ne se juge pas de la même façon dans une brasserie de 120 couverts et dans un comptoir de vente à emporter. Le tableau ci-dessous relie chaque type d’établissement aux fonctions à tester en priorité.
| Type d’établissement | Fonctions prioritaires | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Restaurant traditionnel | Plan de salle, suites, partage d’addition, prise de commande mobile | Fluidité des envois en cuisine au coup de feu |
| Brasserie à forte rotation | Nombre de postes, rapidité de saisie, transfert de tables | Tenue de la caisse avec plusieurs serveurs simultanés |
| Restauration rapide et vente à emporter | Bornes ou commande en ligne, écran de production, TVA par mode | Paramétrage des taux de TVA sur place et à emporter |
| Bar à cocktails ou bar-restaurant | Ardoises, happy hours, boissons à taux normal | Droits sur les remises et les offerts |
| Restaurant gastronomique | Menus dégustation, accords mets et vins, fiche client | Données clients et règles de conservation |
| Groupe multisite | Catalogue centralisé, consolidation, droits par site | Centralisation des données et archivage par établissement |
Restaurant à l’ouverture
Au démarrage, privilégiez une solution simple, sans engagement long, dont le coût entre dans votre business plan restaurant. Les modules avancés pourront s’ajouter quand le service sera stabilisé. Le domaine ouvrir ou reprendre un restaurant détaille les autres postes d’équipement.
Restaurant repris avec une caisse existante
Lors d’une reprise, la caisse du cédant n’est pas toujours transférable : contrat nominatif, données du précédent exploitant, justificatif lié à une version ancienne. Faites un inventaire du matériel, du contrat et des archives avant la signature, et prévoyez l’archivage des données du cédant.
Fonctions salle et cuisine du logiciel de caisse restaurant
La valeur d’un logiciel de caisse restaurant se mesure au coup de feu. Une fonction qui existe dans la plaquette mais demande quatre clics en service ne sert à rien. Listez ce que votre service exige vraiment, puis testez chaque point en situation.
En salle : commande et addition
Plan de salle et tables
Plan modifiable, transfert et fusion de tables, ouverture d’une table par plusieurs serveurs, temps d’occupation visible. Pour une terrasse saisonnière, vérifiez que le plan s’adapte sans intervention de l’éditeur.
Partage d’addition
Partage par convive, par article ou en parts égales, paiement mixte espèces, carte et titre-restaurant sur une même table. C’est l’une des fonctions les plus utilisées et les plus souvent mal conçues.
Modificateurs et allergènes
Cuissons, suppléments, sans gluten, accompagnements imposés. Les modificateurs doivent apparaître clairement sur le bon de cuisine et rester cohérents avec vos fiches techniques de cuisine.
En cuisine : envois et production
Suites et envois
Gestion des entrées, plats et desserts, envoi différé, rappel d’une suite, menus et formules à prix fixe. La caisse doit savoir router chaque article vers le bon poste : chaud, froid, pâtisserie, bar.
Bons imprimés ou écran de production
L’écran de production en cuisine, ou KDS pour kitchen display system, remplace les bons papier et mesure les temps d’envoi. Testez-le avec un plat modifié en cours de service : c’est souvent là que le service se grippe.
Droits des utilisateurs
Remises, offerts, annulations et ouverture du tiroir doivent être réservés à certains profils. Ces droits protègent votre marge et facilitent la lecture des écarts, notamment quand vos équipes tournent selon le planning du restaurant.
Paiements et titres-restaurant : l’encaissement au restaurant
La caisse doit enregistrer chaque mode de règlement séparément pour rapprocher vos remises bancaires. Le ministère de l’Économie rappelle que la carte bancaire est facultative si vous en informez les clients, que les espèces ne peuvent en principe pas être refusées et qu’un particulier domicilié en France ne peut pas payer plus de 1 000 euros en espèces, règle également rappelée par la Banque de France.
Terminal de paiement intégré ou séparé
Un terminal relié à la caisse évite les erreurs de saisie de montant et accélère le rapprochement. Un terminal séparé laisse plus de liberté pour négocier les commissions. Comparez les deux options sur le coût total, pas seulement sur le prix affiché. France Num consacre un guide au choix d’une solution d’encaissement en restaurant.
Titres-restaurant papier et dématérialisés
Le plafond d’utilisation des titres-restaurant est fixé à 25 euros par jour, et la dérogation qui ouvre leur usage à tout produit alimentaire est maintenue jusqu’au 31 décembre 2026, selon la fiche du ministère de l’Économie. Le cadre figure aux articles R. 3262-1 et suivants du code du travail.
Pourboires et service
Selon la DGCCRF, le pourboire est facultatif, tandis que le service, s’il est appliqué, doit être inclus dans le prix avec la mention « prix service compris ». La caisse doit isoler les pourboires par carte, à reverser aux salariés selon les règles décrites par l’Urssaf pour les personnels rémunérés au pourboire.
Note de restaurant et ticket sur demande
Depuis le 1er août 2023, les tickets ne sont plus imprimés systématiquement, sauf exceptions dont les prestations de service pour lesquelles une note est obligatoire, à partir de 25 euros (ministère de l’Économie). La DGCCRF rappelle qu’une note doit être remise en fin de repas. Le cadre environnemental figure à l’article D. 541-372 du code de l’environnement.
Vous ouvrez ou reprenez un restaurant et la caisse n’est qu’un des équipements à choisir ? Décrivez votre projet pour être orienté.
Décrire mon projetTVA, clôtures et export comptable du logiciel de caisse restaurant
Un logiciel de caisse restaurant mal paramétré produit une TVA fausse dès le premier jour. Chaque article doit porter le taux correspondant à son mode de consommation, et la clôture doit ventiler le chiffre d’affaires par taux pour alimenter la comptabilité.
Paramétrer les taux selon le mode de consommation
La vente à consommer sur place relève en principe du taux de 10 %, comme le précise la doctrine sur la restauration sur place. Pour la vente à emporter ou à livrer, le taux dépend du produit et de sa consommation immédiate ou différée : le tableau récapitulatif du BOFiP sert de référence. Les boissons alcoolisées relèvent du taux normal.
Clôtures et ticket Z
Les clôtures journalière, mensuelle et annuelle sont imposées par la doctrine fiscale. Vérifiez que la clôture du soir se fait en un geste, qu’elle édite les totaux par mode de règlement et par taux, et qu’elle ne peut pas être annulée.
Export vers la comptabilité
Un export quotidien ou mensuel vers votre comptabilité évite la ressaisie. Faites vérifier par votre expert-comptable le format, le plan de comptes et la ventilation des encaissements. Le domaine gestion et rentabilité explique comment exploiter ces données dans votre tableau de bord.
Intégrations du logiciel de caisse restaurant
Une caisse isolée oblige à ressaisir les mêmes informations dans plusieurs outils. Une caisse bien connectée alimente le coût matière, le planning et la comptabilité. Demandez la liste des connexions disponibles, leur coût et qui assure la maintenance en cas de panne.
Les connexions les plus utiles
- Comptabilité : export des ventes ventilées par taux et par mode de règlement.
- Stocks et achats : décrément des ingrédients selon les ventes, utile au calcul du food cost.
- Réservation : ouverture de la table à l’arrivée du client et historique de visite.
- Commande en ligne et livraison : réception des commandes directement en caisse.
- Planning : rapprochement des heures travaillées et du chiffre d’affaires par service.
Facturation électronique et plateforme de dématérialisation
Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 ; les petites et micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027, avec la transmission de données de transaction (ministère de l’Économie). Le guide pratique de la DGFiP et la fiche destinée aux TPE détaillent les étapes.
Pour vos ventes à des clients professionnels, privatisations ou repas d’affaires facturés, vérifiez que la caisse transmet les factures à votre plateforme. Le bon réflexe est de demander à l’éditeur un schéma écrit des flux, de la commande à la comptabilité.
Interface ouverte ou connecteurs propriétaires
Une interface de programmation ouverte, ou API, permet de relier la caisse à d’autres outils sans dépendre d’un seul éditeur. Des connecteurs fermés limitent vos choix futurs. Demandez la documentation technique et le coût d’accès avant de signer.
Assistance et continuité de service de la caisse du restaurant
Une caisse en panne un samedi soir coûte plus cher que son abonnement annuel. L’assistance doit être joignable pendant vos horaires de service, y compris le soir et le week-end, avec un délai d’intervention écrit dans le contrat.
Mode hors connexion et matériel de secours
Exigez que la caisse continue d’encaisser sans internet et resynchronise ensuite les ventes. Prévoyez un terminal ou une imprimante de secours, et une procédure papier affichée en salle si tout s’arrête.
Mises à jour et formation
Les mises à jour doivent être planifiées hors service et accompagnées d’un justificatif de conformité à jour. Prévoyez une formation initiale pour chaque profil, et une fiche de prise en main pour les extras et les saisonniers.
Le critère qui départage vraiment deux logiciels de caisse restaurant n’est pas le nombre de fonctions, mais la réversibilité. Une caisse dont vous ne pouvez pas extraire les ventes détaillées, les articles et les archives fiscales vous enferme : le jour où l’assistance se dégrade ou le prix augmente, partir devient une opération coûteuse et risquée.
Nous conseillons donc de traiter la sortie avant l’entrée : formats d’export, délai, coût et conservation des archives écrits dans le contrat, testés en démonstration. Une solution un peu moins riche mais réversible vaut mieux qu’une solution brillante dont vous ne pouvez plus sortir.
La rédaction du Guide des Restaurateurs
Données clients et sécurité du logiciel de caisse restaurant
Dès que la caisse enregistre des noms, des téléphones ou des préférences, vous traitez des données personnelles. Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales fixe les durées de conservation à respecter pour les fichiers clients et prospects.
Responsable de traitement et sous-traitant
Le restaurant reste responsable des données de ses clients ; l’éditeur agit comme sous-traitant. Le guide de la CNIL pour les sous-traitants liste les clauses à faire figurer au contrat : finalités, sécurité, localisation, sort des données en fin de contrat.
Sécurité des accès et sauvegardes
Un code personnel par utilisateur, des droits limités et des mots de passe changés au départ d’un salarié sont le minimum, comme le recommande le guide de la CNIL sur la sécurité des données. Cybermalveillance.gouv.fr explique comment organiser des sauvegardes, et l’ANSSI publie un guide de cybersécurité pour les TPE et PME.
Réversibilité : quitter son logiciel de caisse restaurant
La réversibilité est la capacité à récupérer vos données dans un format exploitable et à changer de solution sans perte. Elle se négocie à la signature, jamais au moment du départ. Elle conditionne aussi votre obligation de conserver les données de caisse pendant six ans.
Les données à récupérer
- Catalogue des articles, prix, taux de TVA et modificateurs.
- Ventes détaillées par ticket, avec date, heure et mode de règlement.
- Archives fiscales et clôtures sur toute la durée du contrat.
- Fichier clients, avec les consentements recueillis.
Les clauses de sortie à exiger
Format d’export ouvert, délai de remise, coût éventuel, durée de conservation des archives par l’éditeur après résiliation et assistance à la migration. Un archivage complet doit précéder toute purge, comme le rappelle le BOFiP.
Choisir un logiciel de caisse restaurant en 6 étapes
Cette méthode s’applique à une création comme à un remplacement. Elle fait passer les exigences non négociables avant la démonstration commerciale, et la démonstration avant le prix.
Décrire votre service réel
Couverts, rotation, salle ou comptoir, vente à emporter, livraison, nombre de postes et de personnes qui encaissent.
Fixer les exigences non négociables
Justificatif de conformité, mode hors connexion, export comptable, réversibilité des données et assistance pendant le service.
Présélectionner trois solutions
Écarter d’emblée celles qui ne remplissent pas les exigences, puis demander une proposition écrite sur la base de votre cahier des charges.
Tester vos scénarios en démonstration
Rejouer un coup de feu : table modifiée, addition partagée, annulation, titre-restaurant, vente à emporter, clôture.
Comparer sur la grille pondérée
Noter chaque solution sur six critères, calculer le score et le coût total sur trois et cinq ans.
Contractualiser et préparer la bascule
Relire les clauses de durée, de sortie et de données, archiver l’ancien système, former l’équipe avant l’ouverture.
Comptez quatre à huit semaines entre la description du besoin et la mise en service, formation comprise. Pour une ouverture, calez la bascule sur le calendrier de l’implantation de la cuisine professionnelle : prises, réseau et emplacements des imprimantes se décident au plan.
Grille de comparaison des logiciels de caisse restaurant
La grille ci-dessous pondère six critères sur 100 points. Le justificatif de conformité n’est pas noté : il est éliminatoire. Les deux solutions comparées sont fictives et servent à illustrer le calcul.
| Critère | Poids | Solution X (note /5) | Solution Y (note /5) | Points X | Points Y |
|---|---|---|---|---|---|
| Fonctions salle et cuisine | 25 | 4 | 4 | 100 | 100 |
| Assistance pendant le service | 20 | 3 | 4 | 60 | 80 |
| Intégrations | 15 | 4 | 3 | 60 | 45 |
| Réversibilité des données | 15 | 2 | 4 | 30 | 60 |
| Coût total sur 3 ans | 15 | 4 | 3 | 60 | 45 |
| Ergonomie | 10 | 4 | 3 | 40 | 30 |
| Score pondéré | 100 | 3,50 / 5 | 3,60 / 5 |
La solution Y l’emporte de peu grâce à l’assistance et à la réversibilité, alors que X paraissait plus séduisante en démonstration. Adaptez les poids à votre établissement : un restaurant à forte rotation donnera plus de poids aux fonctions, un groupe multisite aux intégrations.
Comment noter chaque critère
Notez de 1 à 5 à partir de faits constatés : scénario réussi ou non en démonstration, clause écrite ou absente, délai d’assistance mesuré. Une note sans preuve se discute ; une note appuyée sur un test se défend.
Cahier des charges d’un logiciel de caisse restaurant
Le cahier des charges oblige chaque éditeur à répondre aux mêmes questions. Deux pages suffisent ; joignez-le à chaque demande de proposition et demandez une réponse point par point.
Rubriques à faire figurer
Contexte
Type d’établissement, couverts par service, jours d’ouverture, nombre de postes et de serveurs, part de vente à emporter et de livraison.
Exigences fiscales
Justificatif de conformité nominatif, clôtures, archivage, conservation six ans, paramétrage des taux de TVA.
Fonctions attendues
Plan de salle, partage d’addition, modificateurs, écran de production, titres-restaurant, pourboires, droits utilisateurs.
Intégrations et données
Connexions comptables, stocks, réservation, commande en ligne ; formats d’export ; clauses de sous-traitance des données.
Service et contrat
Horaires d’assistance, délai d’intervention, mode hors connexion, durée d’engagement, conditions de sortie et de réversibilité.
Le cahier des charges et la grille de comparaison rejoignent les ressources de la rubrique outils et modèles.
Contrat du logiciel de caisse restaurant : clauses à vérifier
Le contrat fixe ce que vous paierez réellement et la manière dont vous pourrez partir. Lisez-le avec la même attention que votre bail commercial, surtout s’il associe plusieurs sociétés.
Location financière et contrats liés
Matériel loué auprès d’un organisme financier, logiciel fourni par un éditeur, maintenance par un troisième : la résiliation de l’un n’entraîne pas toujours celle des autres. La DGCCRF a consacré une enquête à la location financière auprès des professionnels démarchés.
Démarchage et droit de rétractation
Un professionnel qui emploie cinq salariés au plus peut bénéficier d’un délai de rétractation de 14 jours pour un contrat conclu hors établissement, si son objet n’entre pas dans son activité principale, selon la fiche de la DGCCRF. Conservez le bon de commande et la date de signature.
Durée, reconduction et hausse de prix
Repérez la durée d’engagement, le préavis de résiliation, la reconduction tacite et les conditions de révision du prix. Une clause de révision sans plafond peut transformer un abonnement raisonnable en charge lourde.
Coût total d’un logiciel de caisse restaurant : exemple chiffré
Comparer des prix mensuels ne suffit pas : il faut additionner matériel, abonnement, modules, installation, formation et coûts de sortie sur la durée. L’exemple ci-dessous est fictif et ne reflète l’offre d’aucun éditeur.
Hypothèses fictives pour un restaurant de 60 couverts par jour, ouvert 300 jours par an.
Solution A : matériel acheté 2 200 € HT, abonnement 69 € HT par mois, écran de cuisine 20 € HT par mois, installation 450 € HT.
Solution B : matériel inclus, abonnement tout compris 139 € HT par mois, export des données en sortie facturé 350 € HT. Formation interne de 8 heures à 22 € dans les deux cas, soit 176 €.
Sur 36 mois : A = 2 200 + 36 × 89 + 450 + 176 = 6 030 € HT ; B = 36 × 139 + 176 + 350 = 5 530 € HT. Sur 60 mois : A = 8 166 € HT ; B = 8 866 € HT.
Rapporté aux 54 000 couverts servis en trois ans, A coûte environ 0,11 € par couvert et B environ 0,10 €.
Le classement s’inverse selon la durée : c’est pourquoi la grille note le coût sur trois ans et le contrat doit être lu sur cinq. Intégrez ce coût dans votre prévisionnel et dans le suivi de la rentabilité du restaurant.
Vous hésitez entre deux solutions de caisse ou voulez relier la caisse à vos autres outils ? Décrivez votre situation pour être orienté.
Être orientéLogiciel de caisse restaurant : erreurs fréquentes
Ces cinq erreurs reviennent dans la plupart des changements de caisse qui tournent mal. Chacune s’évite avant la signature.
- Signer sans justificatif de conformité. Sans certificat ou attestation visant votre version, c’est vous qui supportez l’amende de 7 500 euros par caisse.
- Choisir sur démonstration commerciale. Une démonstration préparée par l’éditeur ne montre pas votre coup de feu : imposez vos propres scénarios.
- Oublier la sortie. Sans clause de réversibilité, récupérer vos ventes et vos archives peut devenir impossible ou coûteux.
- Mal paramétrer la TVA. Un taux unique pour le sur place et l’emporter fausse vos déclarations dès le premier mois.
- Négliger l’assistance du soir. Une hotline fermée le samedi soir laisse votre service sans solution au pire moment.
Les règles fiscales citées ont été vérifiées à la date de mise à jour. Cette page ne remplace pas l’analyse de votre situation par votre expert-comptable, notamment pour le paramétrage de la TVA et l’export comptable.
Questions fréquentes sur le logiciel de caisse restaurant
Un restaurant est-il obligé d’avoir un logiciel de caisse ?
Non. La loi n’oblige pas à s’équiper d’une caisse informatisée : un restaurant peut encaisser avec un carnet de notes et une comptabilité tenue par ailleurs. En revanche, dès que vous enregistrez les règlements de clients particuliers avec un logiciel ou un système de caisse, celui-ci doit respecter les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage prévues par le code général des impôts, et vous devez pouvoir le justifier.
Quelle amende en cas de logiciel de caisse non conforme ?
À défaut de pouvoir produire le justificatif de conformité, l’article 1770 duodecies du code général des impôts prévoit une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse concerné. Un faux certificat relève quant à lui du délit de faux. Le contrôle peut avoir lieu sans prévenir, dans le cadre du droit de contrôle prévu par l’article L. 80 O du livre des procédures fiscales.
Certificat ou attestation de l’éditeur : lequel demander ?
Le ministère de l’Économie indique que la loi de finances pour 2026 a rétabli la possibilité d’une attestation individuelle de l’éditeur, à côté du certificat délivré par un organisme accrédité. Dans les deux cas, c’est l’éditeur qui fournit le justificatif. Exigez-le avant de signer, vérifiez qu’il vise la version installée chez vous et conservez-le avec le contrat.
Une caisse gratuite ou un logiciel libre doit-il être conforme ?
Oui. Le BOFiP précise que les logiciels libres et les logiciels développés en interne sont concernés dès lors qu’ils enregistrent des règlements de particuliers. La gratuité ne change rien à l’obligation : demandez le justificatif de conformité, sinon c’est vous qui supportez le risque d’amende lors d’un contrôle.
Le ticket de caisse est-il encore obligatoire au restaurant ?
Depuis le 1er août 2023, les tickets de caisse ne sont plus imprimés systématiquement mais remis sur demande. La règle connaît des exceptions, dont les prestations de service pour lesquelles une note est obligatoire, à partir de 25 euros. La DGCCRF rappelle par ailleurs qu’une note doit être remise en fin de repas : paramétrez votre caisse pour l’éditer facilement.
Combien de temps conserver les données de caisse ?
Le BOFiP rappelle que les données de caisse doivent être conservées pendant six ans, durée du droit de communication prévue à l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Le seul ticket Z ne suffit pas : il faut les données détaillées de chaque transaction. Vérifiez que l’éditeur conserve ou vous permet d’archiver ces données, y compris après la fin du contrat.
Peut-on changer de logiciel de caisse en cours d’année ?
Oui, à condition d’archiver complètement les données de l’ancien système avant de l’arrêter, de récupérer le justificatif de conformité du nouveau et de vérifier la reprise des articles, des taux de TVA et des comptes clients. Choisissez une période creuse, gardez l’ancien accès en lecture et faites un service à blanc avant la bascule.
La caisse doit-elle gérer les titres-restaurant ?
Si vous acceptez les titres-restaurant, votre caisse doit les enregistrer comme mode de règlement distinct, papier ou carte, pour rapprocher les remboursements des émetteurs. Le ministère de l’Économie indique un plafond d’utilisation de 25 euros par jour. Vérifiez aussi le traitement des titres dématérialisés, souvent encaissés via le terminal de paiement.
Peut-on refuser la carte bancaire au restaurant ?
Oui. Selon le ministère de l’Économie, l’acceptation de la carte bancaire est facultative, à condition d’en informer les clients à l’avance. Si vous l’acceptez, vous pouvez imposer un montant minimal d’achat. Les espèces ne peuvent en principe pas être refusées, et un particulier domicilié en France ne peut pas payer plus de 1 000 euros en espèces.
Comment la caisse gère-t-elle la TVA à emporter et sur place ?
Chaque article doit porter le bon taux selon le mode de consommation : la vente à consommer sur place relève en principe du taux de 10 %, tandis que la vente à emporter dépend du produit et de sa consommation immédiate ou différée, et les boissons alcoolisées relèvent du taux normal. Le tableau récapitulatif du BOFiP est la référence pour paramétrer vos articles.
Quelle différence entre une caisse en ligne et une caisse installée ?
Une caisse en ligne stocke les données chez l’éditeur et s’utilise souvent sur tablette, avec un abonnement mensuel. Une caisse installée conserve les données sur un poste local, avec une licence et une maintenance. La première facilite le multisite et les mises à jour, la seconde dépend moins d’internet. Dans les deux cas, exigez un mode hors connexion et des sauvegardes.
Qu’est-ce que la réversibilité d’un logiciel de caisse ?
C’est votre capacité à quitter l’éditeur en récupérant vos données dans un format exploitable : articles, ventes détaillées, clients, archives fiscales. Faites préciser dans le contrat les formats d’export, le délai, le coût éventuel et la durée pendant laquelle l’éditeur conserve vos archives après la résiliation. Sans ces clauses, changer de caisse peut coûter très cher.
Le démarchage pour une caisse donne-t-il un droit de rétractation ?
Parfois. Selon la DGCCRF, un professionnel qui emploie cinq salariés au plus bénéficie d’un délai de rétractation de 14 jours pour un contrat conclu hors établissement, si l’objet du contrat n’entre pas dans le champ de son activité principale. Une caisse achetée lors d’une visite dans votre restaurant peut être concernée : conservez toutes les pièces.
Le logiciel de caisse doit-il émettre des factures électroniques ?
Les tickets remis aux particuliers ne sont pas des factures électroniques. En revanche, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les petites et micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027, avec la transmission de données de transaction. Vérifiez la compatibilité de la caisse avec votre plateforme de dématérialisation.
Être orienté pour la caisse de votre restaurant
Création, reprise ou remplacement de caisse : décrivez votre établissement et vos outils actuels, nous vous orientons vers un accompagnement adapté.
Sources
- Légifrance — Article 286 du code général des impôts
- Légifrance — Livre des procédures fiscales, article L. 80 O
- BOFiP-Impôts — BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : logiciels ou systèmes de caisse sécurisés
- BOFiP-Impôts — Actualité sur les logiciels et systèmes de caisse
- Ministère de l’Économie — Certification des logiciels de caisse
- Ministère de l’Économie — Professionnels : logiciels de caisse
- Ministère de l’Économie — Ce qu’il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse
- Ministère de l’Économie — Tout savoir sur la facturation électronique
- impots.gouv.fr — Guide pratique de démarrage de la facturation électronique
- impots.gouv.fr — Fiche TPE : à partir de quand être prêt
- BOFiP-Impôts — TVA : ventes à consommer sur place
- BOFiP-Impôts — Tableau des taux pour les ventes à emporter ou à livrer
- Ministère de l’Économie — Quels moyens de paiement êtes-vous obligé d’accepter ?
- Banque de France — Jusqu’à quel montant peut-on payer en espèces ?
- Ministère de l’Économie — Titres-restaurant : les 5 informations à connaître
- Légifrance — Code du travail, articles R. 3262-1 et suivants
- DGCCRF — Pourboire
- Urssaf — Personnels des HCR rémunérés au pourboire
- DGCCRF — Restaurants : droits et obligations des professionnels
- Ministère de l’Économie — Ticket de caisse : obligations des professionnels
- Légifrance — Article D. 541-372 du code de l’environnement
- DGCCRF — Petits professionnels : 14 jours pour vous rétracter
- DGCCRF — Location financière auprès des professionnels démarchés
- CNIL — Référentiel sur la gestion des activités commerciales
- CNIL — Guide du sous-traitant
- CNIL — Guide de la sécurité des données personnelles
- Cybermalveillance.gouv.fr — Bien gérer ses sauvegardes
- ANSSI — La cybersécurité pour les TPE et PME en 13 questions
- France Num — Caisse enregistreuse et logiciel de caisse
- France Num — Quelle solution d’encaissement pour votre restaurant ?
Historique des mises à jour — 25 octobre 2026 : première publication.