Facturation électronique en restauration

Facturation électronique en restauration : de quoi parle-t-on ?

La facturation électronique est l’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France sous une forme structurée, par l’intermédiaire d’une plateforme habilitée par l’administration. Elle s’accompagne de la transmission de certaines données à l’administration fiscale, appelée e-reporting.

Pour un restaurant, la réforme touche trois zones : les achats, c’est-à-dire les factures de vos fournisseurs ; les ventes aux entreprises, comme les repas d’affaires facturés ou les privatisations ; et les ventes aux particuliers, qui restent sous ticket mais dont les totaux quotidiens remontent à l’administration.

Le cadre juridique figure aux articles 289 et 289 bis du Code général des impôts pour les factures, et aux articles 290 et 290 A pour la transmission des données. Il a été posé par l’ordonnance du 15 septembre 2021 et précisé par le décret du 7 octobre 2022.

Facture électronique et PDF : la différence

Une facture électronique n’est pas un PDF joint à un e-mail. La foire aux questions de la DGFiP le dit clairement : la facture doit circuler sous un format structuré, lisible par les logiciels, et transiter par une plateforme. Un PDF scanné ou envoyé par courriel reste une facture papier dématérialisée.

Ce que la réforme ne change pas

Les règles de TVA, les taux applicables à la restauration et les conditions de déduction des frais de repas restent les mêmes. La fiche de la DGFiP sur les frais de restauration le rappelle : la réforme change le canal, pas le fond. Les taux de TVA de la restauration sont détaillés dans notre dossier gestion et rentabilité du restaurant.

Calendrier de la facturation électronique pour un restaurant

Le calendrier distingue la réception, obligatoire pour tous depuis le 1er septembre 2026, et l’émission, échelonnée selon la taille de l’entreprise. La fiche d’actualité publiée par l’administration le 2 septembre 2026 confirme ces deux temps.

Comment savoir dans quelle catégorie se trouve votre restaurant

La catégorie dépend de l’effectif, du chiffre d’affaires et du total de bilan. Selon Entreprendre.Service-Public.fr, une PME compte moins de 250 salariés et réalise moins de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires ou moins de 43 millions de total de bilan. La quasi-totalité des restaurants indépendants est donc une PME ou une micro-entreprise.

La foire aux questions approfondie de la DGFiP précise que la taille s’apprécie au 1er janvier 2025, sur la base du dernier exercice clos. Un groupe de restaurants appartenant à une structure plus large doit faire vérifier sa catégorie par son expert-comptable.

Le calendrier de la facturation électronique restauration en pratique

Concrètement, un restaurant indépendant a deux échéances. La première est passée : depuis septembre 2026, ses fournisseurs soumis à l’émission, comme les grands grossistes ou l’énergéticien, lui adressent des factures électroniques. La seconde arrive en septembre 2027 : émission des factures aux entreprises et transmission des données de caisse.

Cartographier ses flux de facturation électronique restauration

La cartographie des flux est le point de départ recommandé par l’administration. Elle consiste à lister chaque type de facture reçue ou émise, son volume, la nature du client et le traitement qui s’applique : réception, émission, e-reporting de transaction ou de paiement. Pour un restaurant, une quinzaine de lignes suffit : le tableau ci-dessous sert de cartographie type facturation électronique restauration à compléter avec vos volumes.

Les flux d’achat

Ils concentrent le plus gros volume de factures. Un restaurant traite souvent plusieurs centaines de factures par an entre denrées, boissons, entretien et frais généraux. Recevoir ces factures sous forme structurée permet de les intégrer dans la comptabilité sans ressaisie et de mieux suivre le coût matière du restaurant.

Fournisseurs de denrées et de boissons

Vérifiez que chaque fournisseur régulier connaît votre adresse de réception, inscrite dans l’annuaire. Les petits producteurs, eux-mêmes PME, pourront vous envoyer des factures papier ou PDF jusqu’à leur propre échéance de 2027. Le référencement des fournisseurs est détaillé dans notre dossier achats et équipement.

Frais généraux et prestataires

Énergie, télécoms, maintenance du froid, location de linge, expert-comptable : ces factures arrivent souvent de grandes entreprises, déjà soumises à l’émission. Elles sont les premières à vous parvenir sous forme électronique.

Les flux de vente

Côté ventes, le restaurant distingue le client particulier, qui reçoit un ticket, et le client professionnel identifié, qui reçoit une facture. Entre les deux se trouve le cas le plus fréquent et le plus délicat : le salarié en repas d’affaires.

Ventes aux particuliers

Elles représentent l’essentiel du chiffre d’affaires d’un restaurant de quartier. Elles ne donnent lieu à aucune facture électronique, mais leurs totaux quotidiens alimentent l’e-reporting.

Ventes aux entreprises

Repas d’affaires facturés, déjeuners d’équipe, séminaires, privatisations, plateaux-repas livrés : ces ventes donnent lieu à une facture électronique à partir de votre échéance. Les acomptes versés à la réservation d’une privatisation sont aussi concernés.

Recevoir ses factures fournisseurs en facturation électronique

La réception est l’obligation déjà en vigueur. Le guide pratique de la DGFiP demande trois gestes : désigner une plateforme habilitée pour la réception, directement ou via son logiciel, son expert-comptable ou sa banque ; vérifier que les factures peuvent être acheminées grâce à l’annuaire ; conserver la trace de la démarche.

Le rôle de l’annuaire

L’annuaire de la facturation électronique recense les entreprises soumises à l’obligation et la plateforme qui reçoit leurs factures. Son ouverture a été annoncée par Entreprendre.Service-Public.fr. C’est lui qui permet à un fournisseur d’adresser sa facture au bon endroit à partir de votre seul SIREN.

Si un fournisseur vous envoie encore un PDF

Tant que ce fournisseur n’est pas soumis à l’émission, un PDF ou une facture papier reste valable. Classez-les comme aujourd’hui. Si vous utilisez déjà un outil de pré-comptabilité, déposez-y ces factures pour garder un circuit unique.

Facturation électronique des repas d’affaires et des groupes

À partir de votre échéance d’émission, toute facture adressée à une entreprise assujettie établie en France doit être électronique. Pour un restaurant, cela vise d’abord les repas d’affaires facturés au nom d’une société, puis les privatisations, séminaires et commandes de traiteur.

Ce qu’il faut collecter auprès du client professionnel

Pour adresser la facture, il faut le SIREN de l’entreprise cliente, ou son SIRET, et le cas échéant son adresse de facturation électronique. La fiche 12 de la DGFiP précise que le collaborateur fournit ces éléments au moment de la commande ou du paiement.

Privatisations et acomptes

Une privatisation donne souvent lieu à un devis, un acompte puis une facture de solde. L’acompte versé par une entreprise est une opération entre assujettis : il doit être traité dans le même circuit électronique. Préparez vos modèles de devis pour qu’ils reprennent les données exigées sur la facture finale.

Clients réguliers : le fichier à constituer

Les entreprises voisines qui déjeunent chez vous chaque semaine, les agences qui réservent pour leurs clients ou les comités d’entreprise méritent une fiche client complète. Plus ce fichier est prêt avant septembre 2027, moins la bascule pèse sur le service.

Notes de restaurant et facturation électronique : les trois cas

La fiche 12 de la DGFiP, mise à jour en juin 2026, traite spécifiquement les notes de restaurant. Elle s’appuie sur le cas d’usage n° 28 de la norme technique de la réforme, repris par exemple dans le recueil des cas d’usage diffusé par la CCI Lozère. Trois situations se présentent.

Cas 1 : le convive ne demande rien

Le restaurateur traite la vente comme celle d’un particulier. Le collaborateur paie, reçoit un ticket et le joint à sa note de frais. La vente entre dans l’e-reporting de transaction et de paiement, sans facture électronique.

Le ticket reste-t-il suffisant pour l’entreprise ?

Pour une note de 150 € HT ou moins, un ticket qui détaille les taux et montants de TVA, le hors taxes et le toutes taxes comprises reste admis, à condition que le client y porte son identification complète pour déduire la TVA. Au-delà de 150 € HT, une facture complète est obligatoire.

Cas 2 : facture au nom de l’entreprise avant paiement

Le collaborateur indique au moment de l’addition que le repas est professionnel et donne le SIREN ou le SIRET de son entreprise. Le restaurant émet une facture électronique à l’entreprise, qui arrive avec le statut « encaissé ». Le même schéma vaut pour un compte client ou une carte d’achat.

Données personnelles du collaborateur

La DGFiP précise que le nom et le prénom du collaborateur ne doivent pas être transmis dans la facture : un identifiant interne est renseigné à la place. Les règles de protection des données sont détaillées par la fiche facturation d’Entreprendre.Service-Public.fr.

Cas 3 : facture demandée après le paiement

La vente a d’abord été enregistrée comme une vente à un particulier. Le restaurateur peut émettre ensuite une facture électronique portant la mention « TVA déjà collectée », car la TVA figure déjà dans l’e-reporting. Il doit éviter de compter deux fois la vente, dans le ticket Z et dans la facture.

La consigne à donner en salle

Une phrase suffit au moment de présenter l’addition : « Souhaitez-vous une facture au nom de votre entreprise ? » Elle oriente vers le cas 2, le plus simple pour tout le monde. Intégrez-la à la formation des équipes de salle, au même titre que l’annonce des allergènes.

E-reporting : la facturation électronique côté ventes en salle

L’e-reporting de transaction est la transmission à l’administration des données des opérations réalisées avec des particuliers. Selon la page de la DGFiP sur les données de transaction, ces données sont agrégées par jour : base hors taxes totale des opérations de la journée et montant de TVA correspondant, ventilés par taux.

Ce que le restaurant transmet

Pour chaque jour, le total hors taxes et la TVA de chaque taux appliqué : restauration sur place, vente à emporter, boissons alcoolisées. Aucune donnée nominative sur les clients particuliers n’est transmise : la foire aux questions de la DGFiP l’indique expressément.

À quelle fréquence

La fréquence dépend du régime de TVA. Le tableau des fréquences publié par la DGFiP prévoit un envoi par décade au réel normal mensuel, un envoi mensuel au réel simplifié ou au réel normal trimestriel, et un envoi bimestriel en franchise en base.

Qui transmet : la caisse, la plateforme ou le comptable ?

Les données passent par une plateforme habilitée. En pratique, votre caisse exporte les totaux, la plateforme les met en forme et les transmet. Cette chaîne doit être organisée avec votre éditeur de caisse et votre expert-comptable : aucun de ces maillons ne le fera seul.

Données de paiement : l’autre volet de la facturation électronique

La restauration est une prestation de services : sauf option pour les débits, la TVA devient exigible à l’encaissement. C’est pourquoi un restaurant transmet aussi des données de paiement. La page de la DGFiP sur les données de paiement précise qu’il s’agit de la date d’encaissement et du montant encaissé par taux de TVA.

Ventes aux particuliers

Pour les ventes en salle, les encaissements sont transmis de manière agrégée par jour d’encaissement. Le rythme est mensuel ou bimestriel selon le régime. Pour un restaurant, la date de la vente et celle de l’encaissement coïncident presque toujours.

Factures aux entreprises

Pour une facture électronique, la donnée de paiement passe par le statut « encaissée » de la facture sur la plateforme. Une privatisation payée à 30 jours exige donc de mettre à jour ce statut le jour du règlement, ce qui suppose un suivi des encaissements rigoureux.

Mentions obligatoires de la facturation électronique restauration

La facture électronique reprend les mentions habituelles, détaillées dans la fiche facturation d’Entreprendre.Service-Public.fr, et en ajoute quatre. La page d’approfondissement de la DGFiP les énumère.

• le numéro SIREN du client ;
• la catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• la mention de l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, le cas échéant ;
• l’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation.

Restauration sur place, traiteur et vente de produits

Un repas servi à table est une prestation de services. Une vente de produits à emporter peut relever de la livraison de biens. Un traiteur qui livre et sert relève souvent des deux. Paramétrez la catégorie par famille d’articles, avec votre expert-comptable.

Les 34 données de la facture

La DGFiP indique que la facture électronique comporte 34 données obligatoires, transmises sous format structuré. Votre solution de facturation les remplit à partir de votre fiche société, de la fiche client et des lignes de vente : l’enjeu est la qualité de ces fiches.

Choisir sa plateforme de facturation électronique

La plateforme habilitée, anciennement appelée PDP et désormais PA, est le seul intermédiaire reconnu par l’administration pour émettre, recevoir et transmettre les factures et les données. La liste est publiée par la DGFiP, comme l’a annoncé impots.gouv.fr, et economie.gouv.fr a relayé la publication des 101 premières plateformes.

Plateforme habilitée ou solution compatible

Selon Entreprendre.Service-Public.fr, une solution compatible n’est pas immatriculée par l’administration : elle doit être connectée à une plateforme habilitée et ne transmet pas elle-même les données. Beaucoup de logiciels de caisse ou de pré-comptabilité fonctionnent ainsi.

Les critères utiles pour un restaurant

Comparez les plateformes sur des critères liés à vos flux, pas sur des promesses commerciales. Les outils numériques du restaurant sont détaillés dans notre dossier logiciels et numérique.

• connexion avec votre caisse pour l’e-reporting des ventes ;
• connexion avec le logiciel ou le cabinet comptable ;
• facilité d’émission d’une facture à partir d’une addition ;
• gestion des acomptes et des avoirs ;
• durée d’archivage et export des données en cas de changement.

Changer de plateforme

Le changement est possible à tout moment : la nouvelle plateforme met à jour l’annuaire sous 15 jours ouvrés au plus, et l’ancienne assure ses services pendant un an. Ces règles figurent à l’annexe II du Code général des impôts.

Caisse, archivage et facturation électronique

La caisse est le maillon le plus spécifique à la restauration. Elle doit déjà respecter l’obligation de logiciel sécurisé décrite par le BOFiP ; depuis la loi de finances pour 2025, ce respect se justifie par un certificat et non plus par une attestation de l’éditeur, comme le précise l’actualité BOFiP correspondante.

Les questions à poser à votre éditeur de caisse

Demandez une réponse écrite sur quatre points : la plateforme avec laquelle la caisse est connectée, la date de mise à disposition de l’export des données de ventes et d’encaissements, la possibilité d’émettre une facture électronique depuis une addition, et le coût éventuel. Notre guide pour choisir un logiciel de caisse détaille les autres critères.

Si la caisse ne suit pas

Une caisse incapable de transmettre ses données devra être mise à jour ou remplacée. Un changement de caisse prend souvent plusieurs semaines entre devis, paramétrage et formation : ne le découvrez pas en août 2027.

La certification de la caisse reste un préalable

La conformité de la caisse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage est un sujet distinct, rappelé par impots.gouv.fr. Vérifiez votre certificat en même temps.

Conservation et archivage des factures

La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre la fraude porte de six à dix ans la durée de conservation des documents en cas de contrôle fiscal, pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Les règles générales figurent dans le BOFiP et sur economie.gouv.fr.

Préparer la facturation électronique en 7 étapes

Cette méthode s’adresse à un restaurant indépendant ou à un petit groupe, PME, dont l’échéance d’émission est septembre 2027. Elle suit l’ordre conseillé par le guide pratique de la DGFiP et la fiche de préparation d’Entreprendre.Service-Public.fr.

Comptez une demi-journée pour la cartographie, puis quelques heures par mois jusqu’à la bascule. Le travail le plus long est la mise à jour du fichier clients et la formation de la salle.

Plan de préparation daté de la facturation électronique restauration

Le plan ci-dessous part d’aujourd’hui et vise une bascule début juillet 2027, avant la saison et deux mois avant l’échéance. Ce calendrier de facturation électronique restauration se lit avec la méthode en sept étapes. Adaptez les dates à votre fermeture annuelle et à votre pic d’activité, comme vous le feriez dans un rétroplanning d’ouverture.

Pourquoi basculer avant septembre

Septembre est un mois chargé : rentrée, reprise des séminaires, nouvelle carte. Basculer en juillet laisse le temps de corriger les erreurs avant l’échéance. L’entrée volontaire anticipée est prévue par le calendrier de la réforme.

Qui fait quoi

Le gérant porte le projet, le responsable de salle la consigne, l’expert-comptable le paramétrage fiscal. Les tâches de salle peuvent être intégrées au planning de l’équipe sur les créneaux creux.

Exemple chiffré de facturation électronique en restauration

Lecture de l’exemple

Si cette brasserie émettait ses 756 factures annuelles en PDF après l’échéance, l’amende théorique de 50 € par facture atteindrait 37 800 €, ramenée au plafond de 15 000 €. Ce plafond est atteint après 300 factures, soit moins de cinq mois d’activité. L’enjeu n’est pas l’amende, mais la régularité des flux.

Ce que l’exemple apprend

Le volume à traiter est d’abord en réception : 1 800 factures fournisseurs par an, contre 756 émises. Une réception bien organisée fait gagner du temps de saisie dès 2026, avant même l’échéance d’émission. Ces volumes alimentent aussi le business plan du restaurant, au poste des frais administratifs.

Sanctions de la facturation électronique et tolérance

La loi de finances pour 2026 a renforcé les sanctions, comme le détaille la fiche d’Entreprendre.Service-Public.fr du 20 février 2026. La foire aux questions approfondie de la DGFiP confirme les montants.

La première infraction

Les sanctions ne s’appliquent pas à une première infraction de l’année en cours ou des trois années précédentes, réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la première demande de l’administration. Le régime des transmissions relève de l’article 1788 D du Code général des impôts.

L’approche de l’administration en 2026

La DGFiP annonce une approche pédagogique et proportionnée pendant le démarrage. Cela ne dispense pas de se raccorder : documentez chaque démarche, chaque échange avec votre éditeur et chaque test.

Facturation électronique restauration : points de vigilance

1. Croire que la réforme ne concerne pas la salle. Les additions des particuliers restent sous ticket, mais leurs totaux sont transmis. La caisse doit suivre.
2. Laisser les repas d’affaires sans règle. Les factures demandées après paiement multiplient les corrections et le risque de double comptage.
3. Compter deux fois une vente. Une facture « TVA déjà collectée » ne doit pas s’ajouter au chiffre d’affaires du ticket Z.
4. Choisir la plateforme avant d’avoir cartographié. Sans liste des flux, le choix se fait sur le prix, pas sur la connexion avec la caisse.
5. Attendre l’été 2027. Un changement de caisse ou de logiciel en pleine saison met l’échéance en danger.

Relisez cette liste avant chaque étape du plan de facturation électronique restauration. Les textes ont beaucoup évolué depuis 2021. Vérifiez la date de mise à jour des sources que vous consultez, notamment les guides de la DGFiP, révisés régulièrement.

Questions fréquentes sur la facturation électronique restauration

Historique des mises à jour — 29 octobre 2026 : première publication.